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院办公室人员工作职责
文章来源:   责任编辑: 文学与新闻传播学院    发布时间:2011-11-07 23:07:00

院办公室主任工作职责:

办公室主任是院领导的助手和参谋,是院务会的成员之一,协助院领导做好教学、科研、管理等工作;协助开展组织、人事、文秘、接待及协调关院等工作;负责院内的机要工作;履行党政日常事务。其主要工作职责是:

一、当好助手、参谋

与院领导保持密切联院,合理安排院领导的工作日程,认真履行事前请示与事后汇报;协助领导做好接待来访及来电、来信的处理工作;收集和了解各项工作动态,掌握教学和工作秩序,发现问题及时向领导汇报,为领导决策提供参考;检查督促上级交办事项,以及本单位各项决议、决定或领导布置的工作任务的贯彻落实情况;协调好各方面的工作,与学院有关部门保持联院和沟通,加强协作配合。

二、安排并参加院务会议

 负责院务会和全院教工大会的会务工作,参加院办公会议,负责做好会议记录、撰写会议纪要等工作。

三、起草文书资料

 协助院领导起草或审核院的通知、决定、工作计划、工作汇报、工作总结等文稿及其它各项文书资料。

四、规范文书管理

 负责签收、管理各类往来文件和信函材料,按办文程序提出拟办意见,组织好上级文件的传达、阅文、催办及落实工作;做好以院名义发出的文稿的制作及上报下发工作,保证文稿规范无差错;做好各种文书的立卷归档等档案工作;负责院内的机要保密工作,管理好院内的办公电脑,严守国家机密。

五、管好印章

 严格执行印章使用的各项具体规定,坚持原则,管好印章。

六、其它行政事务

负责办公室的日常管理事务;负责院内固定资产、财务帐册的登记与管理工作;制订院办公用品的物资供应计划,并按有关规定做好物品的进、出、派发等管理工作;做好来宾的接待工作,安排节假日和重要活动期间的值班工作;做好行政坐班人员的考勤管理工作;

七、完成院领导及有关部门交办的其它工作任务。

院教务员工作职责:  

 

教务员在院主任领导下开展工作,业务上接受教务处的指导。教务员必须安心和热爱本职工作,确立为教学服务、为师生办实事的思想;努力学习和掌握教学管理以及现代科学技术的基本知识,自觉开展教学管理研究,不断提高业务素质和工作能力。其主要工作职责是:

一、教务、考务管理工作

(一)协助主管教学的院主任编制《开课计划表》、《任课教师一览表》和《课程表》;协助调整课程和教室;

(二)协助院主任编制《考试安排表》,确定监考教师、考试地点等,负责有关考务工作,严肃认真做好试题的收集、保管、转运工作;

(三)教材、课表、备课本、听课本、成绩册、考勤表、监考表等的发放工作;

(四)按规定时间整理、登记、统计每学期学生的学业成绩和不及格学生名册送交教学行政科;

(五)做好各项教学统计报表的有关工作。

(六)做好学籍管理工作。

二、教学运行管理工作

(一)经常了解教学信息、收集师生意见,定期向院领导和教务处反映有关教学情况,协助教务处做好教学质量检查的各项准备工作;

(二)协助院主任做好教材征订工作,负责领发教师用书;

(三)协助院领导检查教师执行教学计划、教学大纲和教学进度情况以及教研室开展教研活动情况;

(四)办理教师调课手续,填写调课单,协调时间、地点、送教务处备案并通知相关院学生;

 (五)管理和维护教务专用电脑等,保障教学设备的正常运作。

三、教学资料保管工作

(一)课程建设类:做好每学期试卷及答案的收集保管工作;、

(二)计划总结类:做好教学计划、教学大纲、教学进度表的整理归档工作;

(三)教研资料类:做好各类教学评估资料、教学研究资料的收集保管工作;

(四)档案资料类:做好教师业务档案和教学考核材料的整理归档工作。

四、完成院领导和教务处交办或布置的其他相关工作。

院办事员工作职责:  

  一、负责做好各类报刊杂志、信件的收发、转递和分发工作;

  二、负责文件资料的打印、排版工作;协助办公室主任做好文件资料的归档、整理工作;

  三、负责院内书籍、杂志、电子音像资料的建帐、借阅登记工作;

 四、协助办公室主任做好接待工作;接听电话并做好记录,及时通知到相关人员;

 五、协助办公室主任做好会议通知、签到工作,做好会议前的准备工作;

 六、完成院领导交办或布置的其他相关工作。